Wat levert de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon de organisatie op?

Vertrouwenspersonen Ongewenste Omgangsvormen zorgen voor de opvang van medewerkers die ongewenst gedrag melden, en ondersteunt hen bij het oplossen van hun klachten. Als het kan in de informele sfeer en waar nodig langs formele weg.

Werkgevers zijn volgens de Arbowet verplicht om hun werknemers te beschermen tegen psychosociale belasting. Zij moeten hiervoor beleid opstellen en uitvoeren. Het aanstellen van een interne of externe vertrouwenspersoon kan hier onderdeel van zijn.

Ongewenste omgangsvormen kunnen in elke organisatie voorkomen. Medewerkers kunnen te maken krijgen met agressie en geweld, seksuele intimidatie, pesten of discriminatie. Als dit gebeurt voelen ze zich minder prettig op hun werk of zelfs onveilig. Het kan leiden tot stress, functioneringsproblemen, psychosomatische klachten en zelfs langdurig ziekteverzuim.

De beschikbaarheid van een vertrouwenspersoon helpt bij het voorkomen en beperken van dergelijke klachten.

Vertrouwenspersonen kunnen het verschil maken tussen een langdurige ziekmelding of een luisterend oor te bieden. Door gesprekken te voeren in een veilige omgeving krijgt het slachtoffer zicht in de oorzaken en mogelijke interventies. Zo wordt er gefilterd tussen Willekeurig ongewenst gedrag en Conflict gerelateerd ongewenst gedrag met daarbij passende interventiemogelijkheden.

Willekeurig ongewenst gedrag
•  Feedback geven
•  Corrigerend optreden, sancties

Conflict gerelateerd ongewenst gedrag
•  Kijken of het overwaait
•  Met elkaar praten
•  Bemiddeling/ mediation
•  Scheiding der partijen

Interne vertrouwenspersoon
Wat grotere organisaties kiezen er voor om intern iemand aan te stellen als (interne) vertrouwenspersoon. Het grote voordeel hiervan is dat het voorstellen van de vertrouwenspersoon relatief eenvoudig gaat. Tegelijkertijd is dat ook lastig omdat het een bekende is. Om telleurstellingen te voorkomen is het verstandig iemand te kiezen die geen HR functie heeft of lid is van het management team.

Externe vertrouwenspersoon
Externe vertrouwenspersonen werken niet binnen de organisatie. Ze vallen niet onder een leidinggevende en zijn geen verantwoording verschuldigd. De naam van het slachtoffer zal aan niemand bekend gemaakt worden. Wel schrijven we voor de organisatie een jaarverslag waarin we geheel geanonimiseerd aangeven hoeveel casussen we behandeld hebben en wat globaal de inhoud is geweest. Het doel hiervan is dat de organisatie zo nodig gericht beleid kan gaan voeren op het voorkomen van vormen van ongewenst gedrag.

Werkgevers kunnen externe vertrouwenspersonen inhuren. Ze bieden medewerkers heel concreet hulp én krijgt de organisatie beter zicht op eventuele problemen binnen de organisatie. Ook wordt voldaan aan een belangrijk deel van de wettelijke verplichting om beleid te voeren gericht op het voorkomen en beperken van psychosociale arbeidsbelasting.

Medewerkers die last hebben van ongewenste omgangsvormen kunnen telefonisch of via de mail contact opnemen. In overleg met de medewerker wordt er gekeken of telefonisch contact voldoende is of dat het wenselijk is om een afspraak voor een persoonlijk gesprek te maken.
Vertrouwenspersonen hebben geheimhoudingsplicht en zullen geen actie ondernemen zonder toestemming van de medewerker.
Werkgevers ontvangen, 1 keer per jaar, een geanonimiseerd overzicht van het aantal en de aard van de meldingen en klachten en van de wijze waarop deze zijn afgehandeld. Indien aan de orde, worden trends benoemd en wordt advies gegeven over knelpunten in het beleid.
De vertrouwenspersoon is het aanspreekpunt voor werknemers die een klacht of probleem hebben over ongewenst gedrag, zoals pesten, discriminatie of seksuele intimidatie. Deze werknemers kunnen hun verhaal kwijt en de vertrouwenspersoon kan hen adviseren over welke vervolgstappen ze kunnen nemen. Hoewel de werkgever verplicht is om de werknemers te beschermen tegen psychosociale belasting, is er geen wettelijke verplichting voor het aanstellen van een vertrouwenspersoon.

Samen kunnen we iedere werkplek veiliger maken!